В наступній роботі систематизовано інформацію про бізнес-моделювання та організаційне проєктування. Викладено на папір інформаційні “пазли” та логічно їх складено в практичну схему.
Зміст
- Підходи в управлінні бізнесом
- Планування, проектування, моделювання
- Бізнес-план
- Організаційний проект, функціонально-регламентована модель управління
- Моделювання процесів, процесуально-орієнтована модель управління
- Переходи у моделях управління
1. Підходи в управлінні бізнесом
Ще за часи СРСР, питання створення організацій були вирішені у відповідних стандартах, регламентах по управлінню, які були розробленні відповідними інститутами. До планування господарства і взагалі управління відносились дуже ретельно. Економікою керували Держплан, Держбанк і Держпостач, діяльність яких була регламентована до елементарних частин. Але потім, коли згнила верхівка системи влади, управління було зведено в царювання. Клерки, які повинні були обслуговувати процеси створення матеріальних цінностей, обслуговування, розвитку і управління (зараз це бізнес-процеси), почали використовувати свої посади в корисливих цілях, і прийшла Велика дупа, яка ще досі не скінчилась.
Все б нічого, якби організації, які знищували СРСР не знищили напрацювання, які зробили фахівці з управління в сфері економіки, та й взагалі усі управлінські інститути. Все перейшло на ручне управління. За етапом 90-х років, коли були знищені усі великі виробництва на пост-радянському просторі, прийшло ХХІ сторіччя. З появою потужних комп’ютерів з’явились автоматизовані системи управління, за допомогою яких можна було створювати організаційні системи і керувати великими організаціями. Але це все з розряду калейдоскопічного світогляду. Лише з розвитком інтернет-мереж, ми почали отримувати інформацію про те, як зараз будуються організації у розвинутих країнах. І це схоже на те, як папуасу дати сучасну зброю. Максимум, що він їй зробить — це буде за допомогою неї копати, забивати, гребти… Це не є узагальнення, бо деякі організації легко перейшли на нові системи управління, але для більшості — це темна ніч.
Разом з бізнесом еволюціонували й системи управління. В залежності від обставин змінювались підходи в управлінні.
Підходи в управлінні та відповідні моделі управління зображені на наступній Схемі “Типи моделей управління”
Таким чином, з переходом з планової економіки до ринкової, змінились або повинні були змінитись, системи управління підприємствами та організаціями.
В залежності від ринкової ситуації, життєвого циклу організації, структури бізнесу, організаційної структури, типу моделі управління бізнесом, моделі бізнесу в цілому, робиться вибір необхідного типу моделі управління. Величезне значення у виборі моделі управління має власник бізнесу. І насамперед парадигми його мислення.
Здебільшого, зараз використовують гібридні системи управління бізнесом. Але для того, щоб більш ретельно вивчити кожний тип управління, ми будемо їх роздивлятись окремо.
Отже, в залежності від підходу до управління і відповідних моделей управління, ми розрізняємо адміністративно-командний, функціонально-регламентаційний і процесно-орієнтований підходи в управління бізнесом. Для зручності будемо називати підходи процесний і функціональний.
Адміністративно-командний підхід нас не цікавить, тому як організаційного проектування там мало. І тому, ми або розписуємо функції, або розписуємо бізнес-процеси.
Організація з адміністративно-командною структурою управління виглядає наступним чином
Адміністративно-командна модель використовується там, де один керівник, а доречніше — лідер, тримає управління в своїх руках. Це модель молодих підприємств і організацій, клубів, невеликих бізнесів, бо розміри організації обмежені фізичними можливостями лідера. Вона характеризується тим, що керує підприємством одна людина. Формально функції управління розподілені і адміністровані, але фактично — керує один.
Використання адміністративно-командної моделі бізнесу має сенс у кризовій ситуації, в ризикованій або клубній організаціях. В такій організації все базується на авторитеті керівника і тримається на його енергійності. Якщо щось у нього піде “не так” – підприємство розділиться або хтось займе його місце.
Організація з функціонально-регламентованою структурою управління виглядає наступним чином
Тут все “чітко”. Функції розписані, управлінська діяльність розписана і виконується. Права, обов’язки, повноваження, відповідальність закріплені.
Така структура характерна для державних організацій, виробничих і сільськогосподарських підприємств, усіх бізнесів, де потрібна дисципліна, стабільність, чіткість в роботі.
Організація по такій схемі може рости до нескінченності, але затрати на утримання також зростають. І саме головне — є ймовірність, що через деякий час керівництво почне організовувати свою внутрішню політику з метою утримання влади і тоді ці затрати почнуть зростати не пропорційно.
Модель управління, яка зараз найпоширеніша у розвинутих країнах, де “сила права”, а не “право сили” – це процесно-орієнтована модель управління, яка спрямована на забезпечення бізнес-процесів.
Виглядає процесно-орієнтована структура управління наступним чином
Така організація базується на ідеології, керується стратегією, відповідає стандартам, розвивається за принципами, живе по корпоративній культурі. Вона гнучка і динамічна, але водночас тут усе за правилами і документами.
В ній немає боротьби за вищий шабель в ієрархії, оскільки ієрархія тут не вертикальна, а горизонтальна. Тут має авторитет співробітник, в кого найбільший досвід або вдача, який більше всіх заробляє комісійних або допомагає іншім у зростанні.
У чистому вигляді, тих або інших моделей систем управління стає все менше і менше. Здебільшого, підходи в управлінні та відповідні моделі управління — гібридні.
В гібридних моделях управління, для окремих підрозділів, таких як бухгалтерія, виробничі та сервісні підрозділи, відділи логістики, безпеки та інші підрозділи, де необхідна дисципліна, чіткість в управлінні та загальна стабільність процесів, ми можемо використовувати функціональний підхід. А в комерційному відділі, підрозділах маркетингу, реклами та розвитку — процесний підхід.
Таким чином, ми або розписуємо функції, або бізнес-процеси
Зараз, більш детально про планування, проектування і моделювання
2. Планування, проектування і моделювання
Планування, проектування і моделювання відрізняються між собою так само, як відрізняються слова план, проект і модель. Плани виконують, проекти впроваджують, моделі використовують. План — це документ, в якому зафіксовані певні цілі, завдання, розрахунки. Проект — це сукупність планів, розрахунків, інших документів. Це своєрідна інструкція для створення бізнесу, системи управління, будь чого, що ми проектуємо. Модель — це візуалізація об’єкту управління, спрощена копія бізнесу, системи, процесу, всього того, що бажано детально роздивитись з метою оптимізації, покращення, спрогнозувати якісь перехідні режими, таке інше. За допомогою моделей можливо побачити майбутній проект і по-контактувати з ним. Побачити і відкоригувати недоліки, щось додати або навпаки від чогось відмовитись. Моделювання — це споглядання майбутнього успіху.
Бізнес-моделлю прийнято називати загальну модель бізнесу, яка узагальнює політику інвесторів, стратегії, продукти, проекти, виробництво і технології, процеси, структури і інформаційну підтримку діяльності.
В загалі, планування, проектування, моделювання — це все інструменти і методики роботи. В залежності від рівня складності системи використовуються відповідні інструменти.
Система — це сукупність елементів з їх взаємозв’язками. Чим більше і складніше система, тим важче стає з нею працювати. Тим більш різноманітні інструменти і методики роботи з нею потрібно використовувати. Оскільки великий бізнес — це взагалі голограма, то в роботі з системами такого рівня використовується весь доступний арсенал.
Процеси планування, проектування і моделювання супроводжують усі етапи створення бізнесу і подальший його розвиток. Це нескінченний процес, який має проміжні результати у вигляді відповідних документів.
При адміністративно-командному підході зазвичай усе обмежується бізнес-планом і формальними посадовими інструкціями, які виглядають наче гасла. Виконуються лише ті нормативи, які встановлені державними органами. Усе інше управління походить від лідера.
При функціональному підході, все чітко регламентовано, розплановано, розписано. Це взірець порядку. Регламентація управлінської діяльності основана розподілі функціоналу за допомогою функціональної матриці. Виконання функціоналу базується на положеннях про підрозділи. В кожного є робоча посадова інструкція. Є чітка організаційна структура, якої усі дотримуються. Якщо щось робиться — це сплановано і спроектовано.
При процесному підході регламентуються бізнес-процеси, які розписуються у письмовій, табличній і алгоритмічній формах. Визначаються власники цих бізнес-процесів і це затверджується у відповідних регламентних документах.
Для того, щоб система не виходила за межі керованості, створені стандарти якості, які закріплюють порядок і норми управління.
Моделюються процеси управління, процеси циклів управління, архітектура системи управління, потоки інформації, потоки документів, матеріальні потоки, функціювання процесів, стандарти якості.
Стратегія, функції, проекти, процеси, структури, стандарти управління, відповідальність, автоматизація бізнесу закріплюються у відповідних документах корпоративної архітектури, таких як класифікатори, стандарти, регламенти, керівництво, положення, інструкції, тощо. Майже усі вони — у цифровому вигляді, тобто документи майбутнього — це електроні документи.
Таким чином, у кожному підході в управлінні існують процеси планування, проектування, моделювання. Це інструментарій управлінця, якій використовується в залежності від обставин. Роздивимось кожен з цих інструментів більш детально.
3. Бізнес-план
Бізнес починається з бізнес-плану, або з розрахунку. Робити щось без розрахунку чи плану можна, але це є справа заради справи. З проектів, які були побудовані на поганому ґрунті та ще живі при цьому, я знаю лише Пізанську вежу. Перед тим, як почати справу, треба розробити план у якому максимально детально розписати усі аспекти майбутнього бізнесу.
Бізнес-план — це вагомий документ. Для того, щоб не гаяти час на розробку бізнес-плану, у випадку, якщо цей проект не є прибутковим від початку, треба зробити початковий розрахунок. Якщо в початковому розрахунку проект прибутковий і помірно ризикований, то можна вдаватись до подальших робіт з написання бізнес-плану. Виконані роботи по початковому розрахунку не пропадуть дарма, бо вони є складовими частинами бізнес-плану.
На даній схемі зображені основні етапи початкового розрахунку
Як зробити бізнес-план детально розписано в любому підручнику з бізнесу. Основні пункти бізнес-плану наступні:
- Резюме. Про що цей план взагалі. Скільки треба коштів, коли вони повернуться, скільки планується заробити, які є ризики
- Товари або послуги. Що планується робити. Які потреби покупців вдовольняються, споживчі вигоди. Стратегія маркетингу, життєвий цикл товару, ціноутворення і таке інше
- Ринок збуту. Споживачі, їх стратифікація, детальний опис кожної ніші. Ємність ринку, оцінка його можливостей. Фактори, які впливають на показники ринку, об’єми продажів, ціноутворення, поведінку операторів
- Конкуренти. Максимально докладно і відверто про конкурентів. Недооцінка конкурентів — велике “зло”
- План маркетингу. Все як у книжках, в повному обсязі про те, як планується торгувати
- План виробництва. Виробнича программа. Технологія виробництва продукції або послуг. Цей пункт є основа подальшого організаційного проектування
- План персоналу. Кого і скільки потрібно. В скільки грошей це обійдеться. Безпека бізнесу в аспекті служби персоналу
- Юридичний план
- Ризики
- Прибуток. Прогноз доходів, витрат, прибутків. Баланс активів — пасивів. Графік беззбитковості
- Стратегія фінансування. Все про гроші
Під бізнес-план підкладаються підтверджувальні документи, розрахунки, документи, які обґрунтовують викладене.
Бізнес-план є основою для подальшого організаційного проектування. В процесі бізнес-планування викристалізовується модель майбутнього бізнесу.
Про це далі
4. Організаційний проект, функціонально-регламентаційна модель управління
Організаційний проект — це інструкція по створенню підприємства. В ньому розписані усі системи і структури майбутньої організації. Регламентовано весь функціонал. Закріплено усе в положеннях про підрозділи, посадових інструкціях, організаційній структурі.
В основі організаційного проекту лежать висвітлені в бізнес-плані наступні пункти: виробнича програма або план надання послуг, технологія виробництва або надання послуг, виробнича структура, план маркетингу, специфічні фактори конкретного бізнесу, інші розроблені документи, які стосуються працівників і бізнес-процесів.
Алгоритм створення організаційного проекту на вказано на наступній схемі
Організаційний проект не є остаточним документом, який описує весь бізнес, але у ньому від ображається модель бізнесу. Взагалі, оргпроект — це інструкція по створенню системи управління бізнесом.
Таким чином, організаційний проект — це складова частина архітектури бізнесу, яка описує систему управління, організаційну структуру, регламентує управлінську діяльність. В оргпроекті регламентовано функціонал, права — обов’язки, повноваження — відповідальність в системі управління. В ньому закріплено положення про підрозділи, посадові інструкції, орструктуру управління.
У минулому сторіччі, ми б на цьому і зупинились би. Але ми вважаємо себе просунутими управлінцями, тому рухаємось далі
5. Моделювання процесів, процесна модель управління
Для того, щоб побудувати процесно-орієнтовану модель управління, потрібно у відповідних документах прописати бізнес-процеси і закріпити за ними відповідальність. Також, потрібно закріпити стандарти якості, які будуть стабілізувати систему управління. Все це зображається в документах, які складають корпоративну архітектуру: стратегія, стандарти, політики, порядки, статут, положення про підрозділи, програми, положення про організаційну роботу, моделі, посадові інструкції, нормативно-довідникова інформація, регламенти. Ці документи структуруються в реєстрі документів компанії.
Схематично, алгоритм створення процесної моделі управління наступний
Логічна схема побудови системи регламентації має наступний вигляд
Прописання бізнес-процесів виконується в трьох виглядах: у письмовому, табличному і алгоритмічному (схематичному) вигляді.
В письмовому і табличному вигляді прописуються:
- Описання процесу
- Відповідальний виконавець
- Вхідна інформація
- Строк виконання
- Вихідна інформація
- Споживач результату процесу
В схематичному вигляді описання бізнес-процесу має вигляд алгоритму, на якому зазначені початок і кінець бізнес-процесу, дії при логічних умовах, супроводжувальні документи, власник БП, споживачі БП, функції, таке інше.
Перелік документів, що регламентують управлінську діяльність в процесному підході:
- коренева модель процесів компанії, моделі бізнес-процесів верхнього рівня
- наказ про розподіл відповідальності між першими керівниками компанії
- політики в області організації бізнес-процесів
- карта бізнес-процесів
- реєстри зовнішніх регламентаційних документів окремих бізнес-процесів
- реєстри внутрішніх регламентаційних окремих процесів
- організаційна схема
- внутрішні регламентаційні документи, що обозначують та деталізують порядки виконання окремих бізнес-процесів
- моделі відповідальності за виконання підпроцессів і функцій
- алгоритмічні карти бізнес-процесів
- положення о департаментах
- положення про відділи
- корпоративна архітектура, реєстр регламентаційних документів
- електрона корпоративна архітектура
Як ми бачимо, це дуже великий масив інформації. Тому, без автоматизації цього процесу дуже важко. І це є окремий бізнес, окремий ринок.
6. Переходи у моделях управління
Проблематика переходів від однієї моделі до іншої прописана у попередній статті “Перехід на процесно-орієнтовну модель управління” В кінці цієї ж статті є пропозиція про консалтинговим послугам.
З Повагою, Денис Дудник